10 Fehler, die Unternehmen bei der Integration ihres CRM mit VoIP machen

10 Fehler, die Unternehmen bei der Integration ihres CRM mit VoIP machen 

Wenn Sie in ein neues Cloud-Telefonsystem zur Integration mit einem CRM-System investieren möchten, wissen Sie, dass die Wahl des Anbieters eine wichtige strategische Entscheidung für Ihr Unternehmen ist. Auch wenn die Aktivierung eines Cloud-basierten Systems bei weitem nicht so störend und teuer ist wie die Installation neuer physischer Leitungen und Endpunkte in Ihrem Büro, so bringt doch jede Änderung Kosten mit sich, die Sie berücksichtigen müssen - und das wollen Sie sicher nicht öfter tun als nötig.

Daher ist es wichtig, einmal und sorgfältig auszuwählen und die typischen Fehler zu vermeiden, die viele Unternehmen bei der Auswahl eines Cloud-Telefonanbieters machen. Sipgate oder Aircall wären z.b. Anbieter welche wir empfehlen. Im Folgenden finden Sie einige typische Fallstricke, die Sie bei Ihrer Entscheidung unbedingt vermeiden sollten:

2.  Anzunehmen, dass alle VOIP-Telefone identisch sind 

Bei der Beurteilung eines unbekannten Marktes könnte man leicht zu dem Schluss kommen, dass viele Optionen ziemlich gleich sind - ein Fehler, der Sie direkt und indirekt teuer zu stehen kommen könnte, vor allem im Hinblick auf die Tonqualität.

Einige Telekommunikationslösungen basieren beispielsweise auf der WebRTC-Technologie, der neuesten VoIP-Lösung, und verwenden den OPUS-Codec für optimale Gesprächsqualität. Das ist wichtig, denn als VoIP noch neu war, gab es eine gewisse Qualitätstoleranz für die neue Technologie, ähnlich wie bei den frühen Mobiltelefonen, die eine sehr komprimierte Bandbreite und ein sehr komprimiertes Signal verwendeten. Es störte niemanden, wenn man sich anhörte, als würde man ein Hubschrauber-Walkie-Talkie benutzen. Wenn das Signal zu stark abgehackt war, konnte man jederzeit auf das Festnetz zurückschalten.

Heute sind die Erwartungen anders, und die Tonqualität Ihrer Geschäftskommunikation spricht Bände. Oft ist es der erste Eindruck, der unsere sozial-distanzierte Normalität verstärkt. Wenn VoIP Ihr altes Telefonnetz ersetzt, kommt es darauf an, wie es klingt. Das sollte kein Problem sein, und Sie müssen eine gute Wahl treffen.

Daher sollten Sie Bewertungen und Erfahrungsberichte studieren und versuchen, die Anbieter von VoIP selbst telefonisch zu kontaktieren, um ein Gefühl für die Qualität zu bekommen. Sipgate oder Aircall wären z.b. Anbieter welche wir empfehlen und einen guten Service anbieten. Nur wenige VOIP-Anbieter arbeiten mit dem Netzwerkmanager Ihres Unternehmens zusammen, um QoS (Flow Prioritization) einzurichten und sicherzustellen, dass Ihre Internetverbindung dem Sprachverkehr Vorrang einräumt. Dadurch wird die Möglichkeit von Paketverlusten oder Störungen minimiert.

3.  Falsche VOIP-Systeme führen zu schlechter Kundenerfahrung 

Mit der VoIP-CRM-Integration können Vertriebs- und Supportmitarbeiter mit Kunden in Echtzeit in Kontakt bleiben. Die VoIP-CRM-Integration leitet die Agenten zum Profil des eingehenden Anrufers. Mit ineffizienten Telefonsystemen wäre es für das Kundendienst-Team schwierig, wenn es sich nicht auf das Gespräch mit dem Kunden konzentrieren kann, anstatt in der Warteschleife nach Informationen zu suchen.

Das richtige VOIP-System spart den Agenten Zeit und ermöglicht es ihnen, sich auf das Gespräch mit dem Kunden zu konzentrieren, anstatt nach Anruferdaten zu suchen. Darüber hinaus ermöglicht die VoIP-Integration mit CRM den Support-Mitarbeitern, die bisherigen Support-Tickets eines Kunden und den Verlauf der Fehlerbehebung einzusehen. Dies verkürzt die Wartezeiten für die Kunden und erhöht die Kundenzufriedenheit. Wir arbeiten mit Aircall und Sipgate zusammen.

 3. Nichtverfügbarkeit von Funktionen im VOIP-System 

Direkte Anrufe mit CRM sollten möglich sein. Idealerweise müssen wir also eine VoIP-Integration finden, die es Ihnen ermöglicht, direkte Anrufe aus CRM zu tätigen. Außerdem können Sie sich von zeitraubenden Aufgaben befreien, was bedeutet, dass die Mitarbeiter mehr Zeit haben, um mehr Anrufe zu tätigen.

Wenn Sie also Ihr VoIP-Telefonsystem mit Ihrem CRM synchronisieren, benötigen Sie möglicherweise mehrere Merkmale und Funktionen, wie z. B. Click-Text-Symbole, SMS-Automatisierung und Massen-SMS, die zusammen mit den Wählfunktionen Bestandteil des Systems sein sollten.

Die CRM-Integration ermöglicht es Ihnen auch, die Anrufanalyse im Auge zu behalten, von wo aus Sie Ihre Metriken und KPIs für ausgehende und eingehende Anrufe einsehen können. Sie können auch Dinge wie Rufumleitungen, die für Anrufe aufgewendete Zeit, eingegangene Anrufe und vieles mehr verfolgen.

Wir müssen also das VOIP-System, das die für einen reibungslosen Betrieb erforderlichen Funktionen enthält, sorgfältig analysieren. Die beiden Anbieter, die wir als besonders gut befinden sind Aircall und Sipgate.

4.  Die Wahl des falschen Preismodells 

Viele Anbieter von VoIP-Cloud-Telefonsystemen bieten komplexe und komplizierte Tarifsysteme an, in denen man sich nur schwer zurechtfindet, vor allem wenn man das Anrufvolumen im Voraus abschätzen will.

Viele Unternehmen werden mit unerwarteten Zusatzgebühren konfrontiert, wenn sie nicht vorhersagen können, wo und wann ihre Mitarbeiter in diesen unsicheren Zeiten arbeiten werden - wenn Ihre Kunden zur Sicherheit möglicherweise einen umfangreicheren telefonischen Kontakt benötigen. Andere Unternehmen müssen vielleicht vorübergehend ihre Kapazitäten reduzieren und Urlaubsregelungen in Anspruch nehmen, um die langfristige Kontinuität zu gewährleisten. Wenn man sich also auf ein falsches monatliches Nutzungsvolumen festlegt, kann es leicht passieren, dass man am Ende zu viel für Dienste bezahlt, die man ohnehin nicht nutzt,

Analysieren und finden Sie einfache und transparente Pläne, die eine einfache Budgetierung und Planung ermöglichen und von Ihren Buchhaltern ebenso geliebt werden wie von Ihren Nutzern und Kommunikationsmanagern. Auf der Grundlage eines einfachen Abonnements pro Benutzer und Monat können Sie schnell auf- und absteigen. Unbegrenzte Anrufe bedeuten, dass Sie sich keine Gedanken über Verlängerungsdaten und exorbitante Zuschläge machen müssen, wenn Sie Ihr Kontingent überschreiten.

Stattdessen entscheiden Sie, ob Sie die fortschrittlichen Analyse- und Integrationsfunktionen unseres Power-User-Tarifs benötigen oder ob der intelligente Tarif für Sie geeignet ist (z. B. indem Sie den vollen Funktionsumfang in einer kostenlosen Testversion ausprobieren), und dann können Sie loslegen.

Die beiden Anbieter, die wir als besonders gut befinden sind Aircall und Sipgate. Testen Sie selbst Aircall oder Sipgate.

 5. Ihre Anwendungsfälle nicht korrekt antizipieren 

Wofür wollen Sie Ihre VoIP-Telefonanlage verwenden? Wenn das zu offensichtlich klingt, um eine Überlegung wert zu sein, müsste ich mir über diese wichtige Frage etwas mehr Gedanken machen.

Werden zum Beispiel die meisten Ihrer Anrufe von Kunden und anderen Personen getätigt, die Sie als Reaktion auf Werbung und ähnliche Aufforderungen zum Handeln kontaktieren? In diesem Fall sollten Sie Funktionen wie ein flexibles und reaktionsschnelles IVR-System bevorzugen, um eine prompte Antwort von der Person in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten, die diesen Bedarf am besten effektiv erfüllen kann.

Bevor Sie sich also für einen VoIP-Anbieter entscheiden, sollten Sie genau analysieren, welche Bedürfnisse Sie jetzt haben und welche Sie für die Zukunft erwarten. Natürlich können Sie innerhalb eines Produkts jederzeit aufrüsten, aber der Wechsel von einem VoIP-Anbieter zum anderen kann schwierig sein. Möglicherweise werden Sie feststellen, dass einige preiswertere VoIP-Anbieter mit weniger Funktionen oder weniger Engagement für kontinuierliche Innovation Sie mit langen, unflexiblen Vertragslaufzeiten an sich binden wollen.

Es lohnt sich, herauszufinden, warum sie das tun, und sich für ein VoIP-System zu entscheiden, das alles kann, was Ihr Unternehmen jetzt und in Zukunft braucht. Andernfalls zahlen Sie am Ende mehr für Integrationen von Drittanbietern, die möglicherweise nicht so funktionieren, wie Sie es wollen.

Die beiden Anbieter, die wir als besonders gut befinden sind Aircall und Sipgate.

 6. Kein mitwachsendes VoIP-System wählen 

 Ein VoIP-Telefonsystem, das mit Ihnen mitwächst und mit dem Sie neue Funktionen hinzufügen können, bietet Ihnen ein Maximum an Leistung und Flexibilität - egal, ob Sie ein Freiberufler mit großen Ideen sind oder ein großes Unternehmen, das in neue Gebiete expandiert.

Vergessen Sie nicht, dass es bei einem VoIP-System keine Rolle spielt, wo Sie oder Ihre Kollegen ihre Arbeit verrichten - die Eröffnung neuer Büros oder die Ausstattung neuer Teammitglieder für die Arbeit von zu Hause aus oder auf völlig mobile Weise ist also überhaupt kein Problem. Es sind keine Verkabelung, Hardware oder Techniker vor Ort erforderlich, und es gibt keine Ausfallzeiten. Sie können Mitarbeiter per Knopfdruck hinzufügen und entfernen. Der Zugriff auf das gesamte VoIP-System erfolgt über ein beliebiges Gerät, das Sie oder Ihre Mitarbeiter zur Verfügung stellen - sogar ein Wechsel des Geräts während eines Anrufs ist möglich, um völlige Standortunabhängigkeit und Flexibilität zu gewährleisten.

Und nehmen wir an, Sie planen, in Zukunft neue Marketing- und Datenbank-Backends hinzuzufügen, wenn Sie wachsen. In diesem Fall möchten Sie auch die Möglichkeit haben, sich mit neuen Tools durch flexible Integrationen zu verbinden und sicherzustellen, dass Ihre Arbeit mit exzellenten Daten und Analysen auf Kurs bleibt, während Sie expandieren. Irgendwann werden Sie wahrscheinlich die Power-User-Optionen nutzen wollen, um die Vorteile der anspruchsvolleren Funktionen der angebotenen aktualisierten Systeme zu nutzen - ohne jedoch Ihre Nummern, Durchwahlen, Daten oder Routings zu verlieren.

 7. Übersehen von Compliance-Vorschriften   

Ein weiterer kostspieliger Fehler, den Unternehmen machen, ist, dass sie nicht sicherstellen, dass der von ihnen gewählte Cloud-Telefoniedienst die geltenden Vorschriften einhält. Das Thema Sicherheit ist zu einem der wichtigsten Anliegen für Unternehmen geworden; daher ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Sie alle geltenden Gesetze einhalten.

Viele Unternehmen müssen mit Strafen und kostspieligen Bußgeldern rechnen, weil sie die Daten des von ihnen gewählten VoIP-Telefonsystems nicht ordnungsgemäß verwalten und nutzen. Leider geschieht dies oft, weil Sie sich nicht um die Einhaltung der Vorschriften für das Cloud-Telefonsystem kümmern.

Um dies zu vermeiden, muss der Geschäftsinhaber den Anbieter nach der Einhaltung der Sicherheitsvorschriften fragen. Zögern Sie nicht zu fragen, wie die Daten gespeichert werden und wie sie vor einem möglichen Angriff geschützt werden.

8.  Überkomplizierung der Spezifikation 

Manche VoIP-Telefonsysteme sind so vollgestopft mit Funktionen, die Sie vielleicht brauchen oder auch nicht, dass die Einrichtung einer Raumstation gleicht. Aber das ist natürlich nicht nötig und ein sicherer Weg, um komplizierte Fehler und Ausfallzeiten zu garantieren.

Sobald Sie Ihren Bedarf ermittelt und entschieden haben, welche Funktionen Sie benötigen und welche nicht, möchten Sie ein System, das Ihnen alles Notwendige bietet und die Verwaltung einfach gestaltet.

Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr Netzwerkmanager oder Ihr Telefonsystemanbieter involviert wird, wenn Sie beispielsweise einen neuen Kollegen einarbeiten wollen - das ist eine Verwaltungsaufgabe, die Sie intern erledigen können sollten, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen wollen.

Die beiden Anbieter, die wir als besonders gut befinden sind Aircall und Sipgate.

 9. Backup-Prozess  

Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen besteht bei VoIP-Telefonen eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass es zu Verbindungsproblemen kommt. Es ist das Letzte, was ein Unternehmen möchte, dass sein System für einen längeren Zeitraum ausfällt. Wenn Sie ein eigenes Unternehmen führen, ist es wahrscheinlich Ihr größter Albtraum, wenn Ihr System für längere Zeit ausfällt.

Sie haben z. B. einen Dienstanbieter zu einem niedrigen Preis gewählt, der aber keine Möglichkeit bietet, das VoIP-Telefonsystem so schnell wie möglich zu ersetzen, wenn etwas schief geht. Es könnte Sie viel Geld kosten, wenn Ihr Dienstanbieter mit solchen Situationen nicht umgehen kann.

Deshalb ist es wichtig, einen VoIP-Anbieter mit einem soliden Backup-Plan für den Fall eines unvorhergesehenen Stromausfalls oder eines anderen Problems zu wählen.

 10. Einen Anbieter wählen, der keinen Support anbietet 

Kundenservice ist wichtig, vor allem in unserer neuen Geschäftswelt, in der Fernarbeit und Flexibilität eine große Rolle spielen. Er ist einer der wichtigsten Berührungspunkte zwischen Ihrem Unternehmen und dem VoIP-Dienstanbieter.

Wenn Sie in ein neues VoIP-System investieren, sollten Sie nicht vergessen, dass Sie auch in das Unternehmen selbst investieren.

Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen, für das Sie sich entscheiden, über einen starken und sachkundigen Kundendienst verfügt, der immer oder zumindest innerhalb Ihrer Arbeitszeiten erreichbar ist.

Die beiden Anbieter, die wir als besonders gut befinden sind Aircall und Sipgate.

 VoIP-System -  Zusammenfassung

Wenn Sie sich für ein VoIP-System entscheiden, müssen Sie an die Zukunft denken. Bei der Anschaffung eines VoIP-Systems sollten Sie sowohl die Möglichkeit eines Abzugs als auch die Erweiterung Ihres Teams in Betracht ziehen. Sie sollten in ein skalierbares System investieren, mit dem Sie problemlos Benutzer und Funktionen nach Bedarf hinzufügen oder entfernen können. Außerdem muss es erschwinglich sein, diese Anpassungen vorzunehmen, und sie müssen ohne Unterbrechung möglich sein.

Die beiden Anbieter, die wir als besonders gut befinden sind Aircall und Sipgate.

 Vorteile Aircall: 

Mit Aircall können Sie Ihre Kontakte direkt aus dem CRM-System anrufen. Sobald der andere den Anruf annimmt, wird die Zeit "ge-trackt", das spart eine Menge Zeit und verbessert die Möglichkeiten der Aktivitäten-Auswertung.

Wenn auch Sie diese - für einen effektiven Vertrieb absolut notwendige - Integration nutzen wollen, benötigen Sie dazu zu aller erst einen Aircall Account.

Über unseren Partner-Link können Sie sich einen Aircall-Account einfach einrichten.

 Vorteile Sipgate: 

Sipgate bietet maximale Ausfallsicherheit, in dem alle wichtigen Systeme redundant ausgelegt sind. Infrastruktur und Server des Softwareanbieters liegen in Deutschland. Datenschutz und Datensicherheit unterliegen deutscher Rechtsprechung.

Wenn auch Sie diese - für einen effektiven Vertrieb absolut notwendige - Integration nutzen wollen, benötigen Sie dazu zuallererst einen Sipgate Account. 

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Aircall

Sipgate

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